اگر کسب‌وکارتان در حال حاضر سودآور است، احتمالاً در دوران همه‌گیری کرونا، طعم تجارت آنلاین را چشیده‌اید. حتماً می‌دانید که اداره‌ی یک کسب‌وکار آنلاین چقدر زمان‌بر است و چه مهارت‌های جدیدی را باید یاد بگیرید. این مسئله می‌تواند برای خیلی‌ها خسته‌کننده باشد. به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار موفق، شما در حال انجام کارهای مهم‌ترید و صرف وقت برای یادگیری و مسلط شدن بر مهارت‌های جدید، انرژی زیادی می‌طلبد. خبر خوب این است که دستیاران مجازی (VA) راه حلی ایده‌آل برای شما هستند! یک کارمند مجازی، نیرویی منعطف، مقرون‌به‌صرفه، مقیاس‌پذیر و بسیار کارآمد است. در ادامه این مقاله به شما خواهیم گفت چگونه یک کارمند مجازی استخدام کنید.
منظور شما از کارمند مجازی چیست؟
کارمند مجازی، یک نیروی کمکی متخصص است که از راه دور به شما کمک می‌کند. درست مثل یک دستیار در دفتر کارتان، اما بدون محدودیت‌های مکانی! دستیاران مجازی می‌توانند در هر جای دنیا باشند و در انجام وظایف مختلف به شما یاری برسانند. از مدیریت شبکه‌های اجتماعی و پاسخگویی به ایمیل‌ها گرفته تا امور حسابداری و کارهای اداری، یک دستیار مجازی ماهر می‌تواند بار زیادی را از دوش شما بردارد. دستیاران مجازی پدیده‌ی جدیدی نیستند، اما این روزها به یک ضرورت برای کسب‌وکارهای آنلاین تبدیل شده‌اند. با استخدام یک دستیار مجازی، می‌توانید زمان و انرژی خود را روی جنبه‌های مهم‌تر کسب‌وکارتان متمرکز کنید و رشد و پیشرفت را تسریع ببخشید.
چرا کارمند مجازی؟
استخدام یک کارمند مجازی (VA) با استخدام یک کارمند سنتی تفاوت‌های اساسی دارد. با یک VA، شما کنترل بیشتری بر فرآیندها دارید و می‌توانید دقیقاً مشخص کنید چه کسی، چه کاری را و در چه زمانی انجام خواهد داد. این یعنی نظم و بهره‌وری بیشتر! علاوه بر این، استخدام یک VA می‌تواند به طرز چشمگیری در هزینه‌های شما صرفه‌جویی کند. دیگر خبری از هزینه‌های جانبی مانند اجاره دفتر، تجهیزات اداری و بیمه نیست. یک VA از راه دور کار می‌کند و تمام تجهیزات و امکانات لازم را خودش فراهم می‌کند.
اما مهم‌ترین مزیت استخدام VA، افزایش تمرکز شما بر جنبه‌های کلیدی کسب‌وکارتان است. با واگذاری کارهای تکراری و زمان‌بر به VA، می‌توانید وقت و انرژی خود را روی توسعه‌ی محصول، بازاریابی و جذب مشتری متمرکز کنید.
چگونه یک دستیار مجازی استخدام کنیم؟
فرآیند استخدام VAها ممکن است کمی با استخدام کارمندان سنتی متفاوت باشد، اما پیدا کردن فرد مناسب برای کسب‌وکارتان چندان هم دشوار نیست. در اینجا یک راهنمای گام به گام برای استخدام VA ارائه می‌دهیم:
- تعیین نیازها و اهداف: ابتدا مشخص کنید که VA قرار است چه کارهایی را برای شما انجام دهد. آیا به کمک در شبکه‌های اجتماعی نیاز دارید یا مدیریت ایمیل‌ها یا انجام امور حسابداری؟
- تعیین سطح نیاز: مشخص کنید که به چه میزان به کمک VA نیاز دارید. آیا به یک VA پاره‌وقت برای چند ساعت در هفته نیاز دارید یا یک VA تمام‌وقت برای انجام کارهای روزمره؟
- تعیین مهارت‌های مورد نیاز: VA باید چه مهارت‌هایی داشته باشد تا بتواند به شما کمک کند؟ آیا به یک VA با تجربه در بازاریابی دیجیتال نیاز دارید یا مسلط به زبان‌های خارجی؟
- جستجوی نامزدها: به دنبال VAهایی باشید که مهارت‌ها و تجربه‌ی مورد نیاز شما را دارند. می‌توانید از مراکز تماس، شبکه‌های اجتماعی و پلتفرم‌های تخصصی VA استفاده کنید.
- مصاحبه و ارزیابی: با نامزدهای مورد نظر مصاحبه کنید و مهارت‌های آن‌ها را ارزیابی کنید. از آن‌ها بخواهید نمونه کارهای خود را ارائه دهند و در مورد تجربه‌های قبلی خود توضیح دهند.
- تعیین شرایط پرداخت: در مورد حقوق و دستمزد VA با او به توافق برسید. می‌توانید به صورت ساعتی، پروژه‌ای یا ماهانه پرداخت کنید.
با رعایت این نکات، می‌توانید یک دستیار مجازی مناسب برای کسب‌وکارتان پیدا کنید و از مزایای آن بهره‌مند شوید.
کارمند مجازی چه کاری انجام می دهد؟
یک دستیار مجازی می‌تواند طیف گسترده‌ای از وظایف را انجام دهد، بسته به مهارت‌ها، تخصص و توافق شما با او. در اینجا برخی از رایج‌ترین وظایفی که VAها انجام می‌دهند را ذکر می‌کنیم:
- امور اداری و دفتری
پاسخگویی به تماس‌ها و ایمیل‌ها
برنامه‌ریزی جلسات و قرارهای ملاقات
تهیه گزارش‌ها و اسناد
ورود داده‌ها و مدیریت فایل‌ها
- مدیریت شبکه‌های اجتماعی
ایجاد و انتشار محتوا
پاسخگویی به نظرات و پیام‌ها
مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی
تحلیل عملکرد شبکه‌های اجتماعی
- امور بازاریابی و فروش
ایجاد لیست ایمیل
ارسال خبرنامه‌ها
مدیریت کمپین‌های ایمیلی
تحقیق بازار
پشتیبانی از مشتریان
- امور مالی و حسابداری
صدور فاکتور
پیگیری پرداخت‌ها
مدیریت هزینه‌ها
تهیه گزارش‌های مالی
- امور فنی
مدیریت وب‌سایت
پشتیبانی فنی
ایجاد و ویرایش محتوای بصری (تصاویر و ویدیوها)
این فقط یک لیست نمونه است و وظایفی که یک VA می‌تواند انجام دهد، بسیار گسترده‌تر از این است. مهم‌ترین نکته این است که شما نیازهای خود را به دقت مشخص کنید و کارمندی را استخدام کنید که مهارت‌ها و تجربه‌ی لازم برای انجام آن وظایف را داشته باشد.
سخن پایانی
استخدام کارمند مجازی می‌تواند از طریق جستجوی آنلاین یا تماس با یک شرکت برون سپاری همچون مرکز تماس توکاتل انجام شود. ساده‌ترین روش برای شما برون سپاری است زیرا مجبور نیستید زمان زیادی را صرف استخدام نیروی مناسب کنید. توکاتل با داشتن دستیاران مجازی متخصص در حوزه کاری شما می‌تواند خواسته‌ها و نیازهای شما را به طور کامل پوشش دهد. برای دریافت خدمات دستیار مجازی می‌توانید با ما تماس بگیرید.