دستیاران و منشی های مجازی به جای استخدام یک دستیار تمام وقت، یک جایگزین انعطاف‌پذیر برای مشاغل هستند. دستیارهای مجازی معمولاً کسب و کارها را برای یک بازه زمانی مشخص پشتیبانی می‌کنند. کسب و کارها فقط برای زمان مفید کار هزینه پرداخت می‌کنند. این آن‌ها را به یک جایگزین مقرون به صرفه تبدیل می‌کند که با افزایش کار از راه دور محبوبیت پیدا کرده است.
دستیارهای مجازی این توانایی را دارند از چندین مشتری به طور همزمان پشتیبانی کنند. تنها با پرداخت هزینه برای زمان مولد، با گزارش هفتگی، مشاغل می‌توانند به طور متوسط 50٪ در مقایسه با استخدام یک دستیار اجرایی پس‌انداز کنند. مزایای استفاده از دستیار مجازی در سال‌های اخیر برای کسب‌وکارها واضح‌تر شده است زیرا فناوری ایجاد روابط کاری قوی از راه دور را آسان‌تر از همیشه کرده است.
دلایل استخدام یک دستیار مجازی
-
بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید
ممکن است به نظر واضح باشد، اما ارزش تکرار را دارد: با گرفتن یک دستیار مجازی برای مدیریت کارهای روزمره، وقت آزاد بیشتری خواهید داشت و در نتیجه می‌توانید کار کنید. در مورد چیزهایی که تفاوت بزرگ‌تری در نتیجه شما ایجاد می‌کنند.
بسیاری از رهبران کسب و کار به خود اجازه می‌دهند در چیزهایی که ممکن است ضروری باشد گرفتار شوند، اما در واقع این امر به رشد کسب و کارشان کمک نمی‌کنند. فقط ساعات زیادی در روز وجود دارد که درگیر کارهای غیر ضروری هستند، برون سپاری مؤثر می‌تواند به شما کمک کند تا مقداری از وقت خود را آزاد کنید.
-
جایگزین مقرون‌به‌صرفه برای دستیار اجرایی (PA)
مزایای داشتن PA به طور گسترده‌ای درک شده است و در پایه‌های صنعت قرار گرفته است. با این حال، کارمندان تمام وقت ممکن است گران باشند. علاوه بر پرداخت حقوق، شما همچنین باید حقوق بازنشستگی، مواد مصرفی محل کار و … را در نظر بگیرید.
یکی از مزایای کلیدی استخدام یک دستیار مجازی، پرداخت یک بسته ماهیانه به جای حقوق سالانه است. این به شما تعهد طولانی مدت و در نتیجه ریسک کمتری می‌دهد.
-
گزارش هفتگی و ماهانه
وقتی با یک دستیار مجازی کار می‌کنید، معمول است که آن‌ها گزارش هفتگی وظایف خود را در هفته به شما ارائه می‌دهند. این به شما امکان مشاهده کامل مدت زمان انجام هر کار را می‌دهد و تضمین می‌کند که می‌توانید حجم کار و بودجه را در آینده اولویت‌بندی کنید.
برخی از شرکت‌های دستیار مجازی حتی پورتال‌های آنلاین دارند که می‌توانید در هر زمان به آن‌ها دسترسی داشته باشید تا ببینید دستیار مجازی شما روی چه چیزی کار می‌کند و چه مقدار از بسته ماهیانه خود را استفاده کرده‌اید.
-
به عنوان یک تجارت به شما انعطاف می‌دهد
کسب‌وکارهای در حال رشد همیشه چالش تعادل بین سودآوری و تعداد کار را خواهند داشت. دستیاران مجازی بدون تعهد بلندمدت استخدام، جایگزینی انعطاف‌پذیر برای برآورده کردن خواسته‌های اداری آن‌ها در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهند. علاوه بر این، آن‌ها اغلب به صورت قراردادی کار می‌کنند و بار هزینه اضافی استخدام را از بین می‌برند.
به عنوان مثال، شما مجبور نیستید پرداخت کنید:
- هزینه‌های استخدام
- پرداخت
- تعطیلات / بیماری
- وقت استراحت یا استراحت قهوه
-
بسته خود را کم یا زیاد کنید
رشد کسب و کار به ندرت کاملاً خطی است. استفاده از دستیار مجازی شما را قادر می‌سازد تا پیک‌ها و نقاط فرود را به طور موثرتری مدیریت کنید، زیرا معمولاً می‌توانید بسته ماهیانه خود را با دستیار مجازی افزایش یا کاهش دهید.
توصیه می‌کنیم قبل از هر مقیاسی به دستیار مجازی خود اطلاع رسانی کنید تا مطمئن شوید که می‌تواند حجم کاری خود را به طور مؤثر مدیریت کند.
-
فقط برای زمان مولد پرداخت کنید
بر اساس آمار اداره کار، متوسط کارمندان 8.8 ساعت در روز کار می‌کنند. با این حال، یک مطالعه روی حدود 2000 کارمند نشان داد که بیشتر مردم اکثر اوقات خود را در محل کار کار نمی‌کنند.
وقتی یک دستیار مجازی استخدام می‌کنید، فقط برای زمان مفید هزینه می‌کنید. این یعنی چی؟
اگر یک دستیار مجازی برای نوشتن صورتجلسه بعدی شما 45 دقیقه وقت بگذارد، شما فقط برای 45 دقیقه کار هزینه پرداخت می‌کنید. قبل از اینکه متوجه شوید، با هزینه بسیار کمتر، تعداد بیشتری از کارهای شما دستیار مجازی خود تکمیل می‌شود!
-
به بهترین استعدادها دسترسی داشته باشید
پیدا کردن کارکنان ماهر PA می‌تواند کار سختی باشد، هرگز نمی‌توانید مطمئن باشید که چه کسی به نفع شرکت شما خواهد بود و چه کسی نه.
دستیاران مجازی راه بسیار خوبی برای استفاده از بهترین استعدادها هستند. با توجه به اینکه بسیاری از بهترین PA در نتیجه مزایایی که به آن‌ها ارائه می‌دهد، به سمت VA تبدیل می‌شوند – استعداد غنی دستیاران مجازی در بازار وجود دارد.
-
با دستیار مجازی به مجموعه مهارت‌های مختلف دسترسی داشته باشید
شرکت‌های دستیار مجازی مدل دستیار مجازی را انتخاب کرده و با ادغام تیم‌ها در مدل تحویل خود، آن را ارتقا داده‌اند. ما این را در مدل کسب و کار خود به عنوان بخشی از خدمات خود معرفی کرده‌ایم. نکته مهم این است که اگر یک PA استخدام کنید، به مجموعه مهارتی که آن‌ها ارائه می‌دهند محدود هستید.
-
آموزش تفویض اختیارات دستیار مجازی
نکته خنده‌دار این است که بسیاری از مردم نمی‌دانند چگونه از یک دستیار شخصی به طور موثر استفاده کنند و اغلب متوجه می‌شوند که برخی از کارهای مدیریتی خود را خودشان انجام می‌دهند.
دستیارها و منشی های مجازی می‌توانند فعالانه از شما برای تفویض اختیار و نحوه مدیریت یک دستیار مجازی پشتیبانی کنند. از آنجایی که آن‌ها در هر زمان از چندین کسب و کار حمایت می‌کنند، می‌دانند چگونه کارهای شما را انجام دهند تا بهره‌وری خود را به بهترین شکل ممکن به حداکثر برسانند.
-
بهترین شیوه‌های آن‌ها را بیاموزید
دستیارهای مجازی معمولاً تجربه زیادی دارند و از چندین کسب و کار پشتیبانی می‌کنند. این امر به آن‌ها بینشی منحصر به فرد از بهترین شیوه‌های صنعت می‌دهد.
پشتیبانی مدیریت و PA باید به درستی و کارآمد انجام شود. دریافت دستیار و منشی مجازی مناسب به این معنی است که شما و کسب و کارتان در بالای بازی مدیریت آن هستید!
-
دستیار مورد اعتماد شما
هنگامی که یک دستیار یا منشی مجازی استخدام می‌کنید، آن‌ها دستیار مورد اعتماد شما هستند. این کار بازدهی را بیشتر می‌کند و اطمینان حاصل می‌کنید که روز کاری خود را به حداکثر می‌رسانید. چه رهبر یک سازمان بزرگ باشید و چه بنیانگذار یک کسب و کار کوچک، دستیاران مجازی می‌توانند برای همه مفید باشند.
-
زندگی شخصی خود را متعادل کنید
اگر به طور کامل از دستیار مجازی خود استفاده می‌کنید، مزایای آن را نه تنها در زندگی کاری، بلکه در زندگی شخصی خود نیز احساس خواهید کرد! اکثر مردم از دستیار و منشی مجازی خود برای پشتیبانی شخصی نیز استفاده می‌کنند که مزایایی برای شما اضافه کرده است.
-
حمایت از رشد کسب و کار شما
دستیارهای مجازی برای رشد کسب و کار طراحی شده‌اند. آن‌ها چابکی و انعطاف‌پذیری را فراهم می‌کنند تا در صورت نیاز و زمانی که به آن‌ها نیاز دارید از آن‌ها استفاده کنید. این آن‌ها را به منبعی فوق‌العاده برای حمایت از رشد کسب و کار شما تبدیل می‌کند.
سخن پایانی
قبل از استخدام یک دستیار مجازی، یک برنامه بلندمدت در مورد نحوه استفاده از آن‌ها ایجاد کنید تا مطمئن شوید که آن‌ها به بهترین شکل ممکن از رشد کسب و کار شما حمایت می‌کنند.
مرکز تماس توکاتل می‌تواند با دستیاران و منشی های مجازی مجرب و آموزش دیده می‌تواند در راستای مدیریت کسب‌وکارتان به شما کمک کند. قطعا با توجه به تمام موارد و هزینه‌های که استخدام دستیار تمام وقت برای شما دارد گزینه‌ای به نام دستیار مجازی می‌تواند برای شما امتیاز ویژه‌ای باشد.