امروزه کسب‌وکارها نیازمند تکنولوژی‌ها و روش‌های جدیدی برای مدیریت هستند؛ چرا که روش‌های قدیمی دیگر پاسخ‌گوی نیازهای آن‌ها و مشتریانشان نیست. منشی یا دستیار مجازی یک راه بسیار خوب برای پاسخگویی به مشتریان است، بدون این‌که نیاز داشته باشید تا هزینه زیادی را صرف استخدام یک منشی تمام وقت برای کسب‌وکار خود کنید. در واقع این منشی یک منشی دورکار است که از راه دور به مشتریان شما پاسخ می‌دهد. این کارمند می‌تواند تا حد زیادی نیازهای کسب‌وکارها شما را برطرف کند.
این منشی به‌عنوان کارمند شرکت شما شناخته می‌شود ولی نیازی نیست که به‌صورت حضوری در شرکت شما باشد. یکی از مهم‌ترین مزایای استخدام چنین منشی این است که وابسته به زمان و مکان نیست. این منشی در هر لحظه با دسترسی به اینترنت می‌تواند خدمات خود را به مشتریان ارائه دهد. آن‌ها می‌توانند وظایف خود را نیز از همین طریق انجام دهند. در نتیجه محدودیت چندانی برای منشی‌های مجازی وجود ندارد.
در ادامه به بررسی هرچه بیشتر وظایف منشی دورکار، ویژگی‌ها و مزایایی که دارد می‌پردازیم.
منشی مجازی و مزایای استفاده از آن در کسب‌وکارها
منشی دورکار در واقع یکی از کارمندان شرکت یا کسب‌وکار شما است که به‌صورت دورکاری در حال فعالیت است. این منشی تمام وظایف خود را از راه دور انجام می‌دهد و نیازی به مراجعه حضوری به شرکت نخواهد داشت. منشی دورکار برای انجام وظایف خود تنها نیازمند دسترسی به راه‌های ارتباطی آنلاینی که شما تعریف کرده‌اید دارد. یکی از مهم‌ترین مزایای این منشی‌ها این است که نیازی به هزینه اضافی برای اختصاص دادن فضای اضافی در شرکت ندارند.
ویژگی و مزیت مهم دیگر آن‌ها این است که باعث کاهش هزینه‌های کسب‌وکار شما شده و از این طریق به شما سود می‌رسانند. نکته مهمی که درباره این منشی‌ها وجود دارد این است که می‌توانند حتی عملکردی بهتر نسبت به منشی‌های عادی را ارائه دهند. به همین علت نیز از نظر پاسخگویی به مشتریان و انجام وظایف مشکلی برای شما به وجود نمی‌آید. مزیت مهم دیگر این است که آن‌ها نیازی به پرداخت هزینه زیاد برای رفت‌وآمد به محل شرکت ندارند.
بنابراین این ویژگی باعث می‌شود تا آن‌ها نیز راضی بوده و عملکرد بسیار بهتری را در اختیار شما قرار دهند. با کمک این منشی‌ها توسعه کسب‌وکار و شرکت نیز ساده‌تر می‌شود.
بهره‌وری و انعطاف‌پذیری بالاتر کسب‌وکار با کمک منشی مجازی
اگر بخواهیم مهم‌ترین مزایای استفاده از منشی یا دستیار مجازی را مورد بررسی قرار دهیم بهره‌وری بالا قطعا در این لیست قرار می‌گیرد. منشی‌های مجازی زمان کمتری را در رفت‌وآمد به سر می‌برند؛ در نتیجه فرصت بیشتری برای انجام وظایف خود دارند. آن‌ها معمولا تجربه بالایی دارند، به همین علت نیز شما مطمئن خواهید بود که از منشی‌های حرفه‌ای کمک می‌گیرید. این مسئله می‌تواند پاسخگویی به مشتریان را نیز در کسب‌وکار شما بهبود دهد.
نکته مهم دیگر درباره بهبود بهره‌وری با منشی‌های مجازی مربوط به تمرکز بیشتر است. معمولا همکاران در داخل شرکت صحبت‌های زیادی با یکدیگر می‌کنند که این مشکل با منشی‌های مجازی حل می‌شود. یک مزیت مهم دیگر کمک گرفتن از این منشی‌ها انعطاف‌پذیری بالاتر منشی و شرکت است. آن‌ها می‌توانند در هر ساعتی از شبانه‌روز به مشتریان کسب‌وکار شما پاسخ دهند. معمولا منشی‌ها و دستیار مجازی همیشه در دسترس هستند و این مسئله رضایت مشتریان را به همراه خواهد داشت.
نکته مهم دیگر این است که این منشی‌ها معمولا حقوق کمتری را نیز دریافت می‌کنند؛ چرا که می‌توانند به‌صورت هم‌زمان در چندین شرکت فعالیت داشته باشند. پس به‌طورکلی می‌توان منشی‌های مجازی را از بهترین گزینه‌ها برای شرکت‌ها دانست.
یک منشی مجازی چه وظایفی را بر عهده دارد؟
آشنایی با وظایفی که یک منشی دورکار برعهده دارد می‌تواند برای استخدام این منشی‌ها بسیار مفید باشد. در این بخش به بررسی برخی از مهم‌ترین وظایفی که منشی‌های مجازی برعهده دارند می‌پردازیم:
- این منشی‌ها وظیفه دارند داده‌های تجاری و داده‌های مربوط به جلسات را مدیریت کنند.
- پاسخ‌دادن به تماس‌هایی که از سوی همکاران یا مشتریان به کسب‌وکار صورت می‌گیرد.
- پیغام‌هایی که مشتریان ارسال می‌کنند را مدیریت کرده و پاسخ مناسبی را به آن‌ها ارائه دهد.
- تماس‌هایی که به برخی از اعضای خاص در شرکت صورت می‌گیرد را به‌درستی منتقل کنند.
- تماس با مشتریان در صورت لزوم و ارتباط برقرار کردن با آن‌ها برای اهداف مختلف
- قرار ملاقات‌های مربوط به شرکت را ثبت کرده و آن‌ها را مدیریت می‌کنند.
نکته‌ای که باید در اینجا به آن دقت داشته باشید این است که این موارد تنها برخی از وظایف منشی‌های مجازی هستند. منشی‌های مجازی ممکن است برحسب نوع کسب‌وکار و شرکت وظایف دیگری را نیز برعهده بگیرند. به همین علت به شما پیشنهاد می‌کنیم پیش از هر چیز با منشی خود درباره این وظایف صحبت کنید. با این کار می‌توانید قرارداد خوبی را با منشی خود ثبت کنید.
در استخدام منشی دورکار به چه نکاتی باید توجه داشته باشیم؟
زمانی که قصد استخدام منشی مجازی دارید باید به چند نکته مهم در این زمینه دقت داشته باشید. اولین نکته این است که با استخدام منشی‌های مجازی جلسات شما نیز به‌صورت مجازی برگزار خواهند شد. این مسئله می‌تواند چالش‌ها و مشکلاتی را به همراه داشته باشد. به همین علت باید راهکارهای مناسب را اتخاذ کنید تا از بروز مشکلات آتی جلوگیری کرده باشید. یک نکته مهم دیگر این است که حتما سعی کنید منشی‌های باتجربه را استخدام کنید.
منشی‌هایی که تجربه و انگیزه کمی دارند معمولا عملکرد ضعیفی را از خود نشان می‌دهند. از آنجایی که نظارت مستقیم نیز روی این منشی‌ها وجود ندارد شما نمی‌توانید انتظار پیشرفت را در آن‌ها داشته باشید. به همین علت نیز باید در انتخاب خود دقت زیادی داشته باشید، مسئله انگیزه و تجربه را در نظر بگیرید. قابل اطمینان بودن یک ویژگی مهم دیگر است که برای استخدام منشی‌های مجازی باید به آن دقت داشته باشید.
فراموش نکنید که با استخدام منشی‌های مجازی ممکن است امنیت کسب‌وکار و شرکت شما تحت‌تاثیر قرار گیرد. به همین علت برای جلوگیری از بروز مشکلات امنیتی حتما باید افراد صادق و قابل اطمینان را انتخاب کنید.
نتیجه‌گیری
منشی یا دستیار مجازی کارمندی است که به‌صورت مجازی منشی شما می‌شود و تمام نیازهای کسب‌وکار و شرکت شما را انجام می‌دهد. این منشی‌ها وظایف یک منشی حضوری را به طور کامل ایفا می‌کنند و مشکلی از این نظر نخواهند داشت.
اگر شما هم علاقه‌مند به داشتن اطلاعات بیشتر درباره منشی‌های مجازی هستید، به شما پیشنهاد می‌کنیم حتما با مرکز تماس توکاتل تماس بگیرید. ما افرادی را به شما اختصاص می‌دهیم که هم آموزش‌های کافی را دریافت کرده‌اند و هم تجربه لازم را برای انجام کارهای شما دارند.