اگر صاحب کسبوکار کوچکی هستید، می‌دانید که خدمات مشتری چقدر برای موفقیت شما حیاتی است. بنابراین، ایده استفاده از یک مرکز تماس برای ارائه کمک به مشتریان در 24 ساعت شبانه روز قطعاً چیزی است که باید در نظر بگیرید. با این حال، اگر ایده برون‌سپاری تماس‌های خود را دارید این مانند یک جهش بزرگ به نظر می‌رسد.
چگونه متوجه می‌شوید که یک مرکز تماس برای کسبوکار شما مناسب است؟ آیا این یک سرمایه‌گذاری ارزشمند خواهد بود یا ارزش سردرد را ندارد؟ به عنوان یکی از برترین ارائه دهندگان خدمات مرکز تماس ما هر روز از بسیاری از مشاغل کوچک در مورد چالش های ارتباطی که با آن‌ها روبرو هستند می‌شنویم. در زیر تعدادی از چالش‌های محبوب‌تری که می‌شنویم و اینکه چگونه یک مرکزتماس می‌تواند با این چالش مقابله کند و به رشد آسان‌تر کسب‌وکارها کمک کند، آورده شده است.
چگونه مرکز تماس می‌تواند به موفقیت شما کمک کند؟
قبل از اینکه به این موضوع بپردازیم، بیایید ببینیم که چگونه حتی راه‌اندازی یک مرکز تماس می‌تواند به کسبوکار شما کمک کند. یافتن ارائه‌دهنده خدمات مرکزتماس مناسب، معادل انداختن یک موتور فوق‌العاده شارژ شده در خودروی شماست. با ارائه خدمات مستقیم به مشتریان از طریق مرکز تماس می‌توانید مشتریان بیشتری را با قیمتی بسیار پایین‌تر راضی نگه دارید. مراکز تماس می‌توانند با انتقال مستقیم مشتریان بالقوه به نمایندگان حرفه‌ای شما، تبدیل شما را به صورت 24 ساعته افزایش دهند. همچنین تبدیل مشتریان پولی به مبشرین شما با پشتیبانی شبانه روزی که ارائه می‌دهید به رشد شما کمک می‌کند.
برون‌سپاری مرکز تماس هزینه بسیار کمتری نسبت به راه‌اندازی تیم داخلی برای کسبوکار شما دارد. وقتی صحبت از خدمات مشتری به میان می‌آید، هیچ چیز بهتر از برون‌سپاری به یک مرکز تماس نیست.
1. پاسخگویی به موقع با برون‌سپاری مرکز تماس
در دنیای فروش، هر ثانیه مهم است. یعنی هر ثانیه که به تماس‌ها پاسخ نمی‌دهید یا با مشتریان بالقوه صحبت نمی‌کنید، در معرض خطر از دست دادن هستید. هنگامی که یک مشتری بالقوه با کسبوکار شما تماس می‌گیرد، نیاز فوری به محصول یا خدمات دارد. اگر نتوانید هنگام تماس آن‌ها پاسخگو باشید به سمت رقبای شما خواهند رفت. به یاد داشته باشید که مشتریان شما تا فردا برای پاسخ منتظر نخواهند ماند. آن‌ها تماس می‌گیرند زیرا اکنون به کمک نیاز دارند. اگر شما نمی‌توانید کمک کنید، با کسبوکار دیگری تماس می‌گیرند که می‌تواند.
در صورتی که نمی‌توانید تمام روز و شب تماس‌ها را مدیریت کنید، برون‌سپاری به یک مرکز تماس می‌تواند به شما کمک کند سرنخ‌هایی را که از دست می‌دادید، جذب کرده و تبدیل کنید. اگر مشتریان صرفاً با سؤالاتی در مورد قیمت یا خدمات شما تماس می‌گیرند، مرکزتماس می‌تواند به پاسخ‌های تنظیم شده دسترسی داشته و از آن‌ها استفاده کند. این امر ممکن است به فروش کمک کند یا حداقل مشتری را ترغیب کند که تجارت شما را به عنوان یک گزینه در نظر بگیرد.
2. عدم استفاده از پست صوتی در مرکز تماس
در حالی که جذب سرنخ‌های جدید برای هر کسب‌وکاری مهم است، راضی نگه داشتن مشتریان فعلی کلید حفظ شرکت شما است. بدون مشتریان خوشحال، شما هیچ کسب‌وکاری ندارید. وقتی مشتریان با شما تماس می‌گیرند به این دلیل است که آن‌ها یک سوال یا مشکل فوری دارند که نیاز به رفع دارد.
هیچ کس دوست ندارد زمانی که برای رفع مشکلی با خدمات مشتری تماس می‌گیرد با صدای ضبط شده مواجه شود. مراکز تماس صدها نماینده خدمات مشتری را استخدام می‌کنند، به این معنی که هیچ یک از مشتریان شما مجبور نیستند یک پست صوتی بگذارند یا مدت طولانی برای کمک منتظر بمانند. حتی اگر نماینده مرکز تماس نتواند فوراً به آن‌ها کمک کند آن‌ها حداقل می‌دانند که شخصی در حال حل این مشکل است به جای اینکه فکر کنند که آیا پیام من حتی شنیده شده است یا خیر.
3. ارائه پشتیبانی 24 ساعته
برای کسب‌وکارهایی که باید در تمام ساعات شبانه روز برای مشتریان خود در دسترس باشند، اما نمی‌توانند به طور 24 ساعته در دفتر کار کنند، مراکز تماس راهی عالی برای انجام کار و رفع مشکل هستند.
کارکنان داخلی شما می‌توانند مسئول رسیدگی به تماس‌هایی باشند که در ساعات کاری معمولی انجام می‌شود. پس از آن می‌توانید خطوط تلفن خود را به مرکز تماس منتقل کنید. به این طریق پاسخگویی 24 ساعته برای مشتریان خود دارید.
4. ظرفیت بالای مرکز تماس برای مدیریت خدمات مشتری
برای جلوگیری از برون‌سپاری تماس به یک مرکز تماس خارجی، بسیاری از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند یک مرکزتماس داخلی ایجاد کنند تا بتوانند همه چیز را زیر یک سقف یکپارچه نگه دارند. این روش ممکن است برای برخی شرکت‌ها کارساز باشد، اما به یاد داشته باشید که ممکن است همیشه بهترین راه‌حل نباشد.
برای راه‌اندازی یک مرکزتماس موفق، باید صنعت مرکز تماس را بشناسید. شما باید از به‌روزترین فناوری مرکز تماس استفاده کنید و دائماً روندهای قبلی را زیر نظر داشته باشید. در این صورت می‌توانید مطمئن شوید که همیشه بر اساس آن پرسنل دارید تا شانس موفقیت خود را افزایش دهید. برای صاحبان مشاغلی که در حال حاضر کارهای زیادی برای مدیریت دارند، مرکزتماس داخلی آن‌ها اغلب اوقات ممکن است آسیب ببیند. این امر ممکن است منجر به ناراحتی مشتریان و ناراحتی کارمندان شود. واگذاری برخی مسئولیت‌ها به یک شرکت مرکز تماس آگاه و موفق می‌تواند راه بهتری برای شما باشد.
5. تمرکز نمایندگان داخلی بر مسائل مهم‌تر
اغلب اوقات وقتی کسی با مشکلی درگیر است، فوراً کمک می‌خواهد. با این حال، ممکن است همیشه نیاز به کمک فوری نداشته باشد، به خصوص اگر بعد از ساعت کاری باشد.
برون‌سپاری تماس‌ها پس از ساعت کاری به یک مرکز تماس و راه‌اندازی یک گردش کاری خاص به نمایندگان مرکز تماس کمک می‌کند تا درخواست‌ها را بررسی کرده و تعیین کنند که چه چیزی اضطراری است و چه چیزی نیست. با برون‌سپاری مرکزتماس خارجی تیم خدمات مشتری یا کارمندان دیگر شما درگیر تماس‌های غیرضروری نمی‌شوند و می‌توانند روی مسائلی تمرکز کنند که نیاز به توجه فوری دارند.
6. صرفه‌جویی در هزینه با برون‌سپاری مرکز تماس
تمام مشاغل، صرف نظر از اندازه، یک هدف مشترک دارند و آن نیاز به رشد است. اگر کسبوکار شما راکد بماند، هیچ راهی برای جایگزینی ریزش مشتری با مشتریان جدید نخواهید داشت. اگر به دنبال رشد هستید اما نمی‌توانید در بودجه خود جایی برای هزینه‌های مرکز تماس داخلی پیدا کنید، برون‌سپاری به یک شرکت مرکزتماس می‌تواند به کسبوکار شما کمک کند.
ارائه دهندگان خدمات مرکزتماس تنوعی از طرح‌های قیمت‌گذاری را ارائه می‌دهند که معمولاً می‌تواند با هر بودجه‌ای متناسب باشد. به عنوان مثال، ما در مرکز تماس توکاتل برای کسب‌وکارهای کوچکی که ممکن است فقط چند تماس در ماه داشته باشند یا مشاغلی که صدها تماس در ماه دریافت می‌کنند طرح‌های مختلفی ارائه می‌دهیم.
7. تجهیزات مناسب مرکز تماس
ممکن است شما قبلا از برون‌سپاری استفاده کرده باشید اما از این کار تجربه خوبی نداشته باشید. اما باید در نظر بگیرید که همیشه این اتفاق رخ نمی‌دهد. اگر به دنبال تجربه خوب هستید باید با دقت انتخاب کنید. هنوز برخی از مراکز تماس دارای سیستم‌های قدیمی هستند که آن‌ها را از دسترسی به نرم افزارهای مبتنی بر وب منع می‌کند. همانطور که تکنولوژی به تکامل خود ادامه می‌دهد، صنعت مرکز تماس با آن در حال پیشرفت است. بنابراین بسیاری از مراکز تماس برای کار با سیستم‌ها و پلتفرم‌های مختلف مجهزتر می‌شوند.
سخن پایانی
اگر هر یک از نکات بالا نیازهای کسبوکار شما را تامین می‌کند، زمان آن فرا رسیده است که برای اولین بار به دنبال یک مرکزتماس باشید یا در مورد یک مرکزتماس جدید برای کسبوکار خود تحقیق کنید. مرکز تماس ایده‌آل بیشتر شبیه یک شریک تجاری است تا یک ارائه‌دهنده خدمات و به شما کمک می‌کند فروش را تقویت کنید، رشد را آغاز کنید و بخشی از بار را از دوش کارمندان و فرآیندهای کسبوکار داخلی خود بردارید. مرکز تماس توکاتل می‌تواند در این مسیر همراه شما باشد. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید با ما تماس بگیرید.